Succesvol communiceren via Microsoft Teams? Voer een breed gesprek!

De laatste tijd krijgen we steeds meer vragen van klanten om ook de telefonie volledig in Microsoft Teams te integreren. Natuurlijk kan dat. Sterker nog, met onze partner Vodafone verkopen we het bellen via Microsoft Office 365. Maar is dat ‘verkopen’ voldoende? Wij denken van niet, omdat het maximale uit jezelf halen en klanten nog beter te woord staan ergens anders start…

Het doel als vertrekpunt
De telefonie zomaar ‘even integreren’ daar zijn we niet van. We zien de klantvraag naar geïntegreerde telefonie als aanleiding om weer eens terug te gaan naar het doel. Een voorbeeld; stel dat het doel het bereiken van 35% groei is, dan zullen we meedenken hoe de klantcommunicatie niet onder deze doelstelling gaat lijden. Hoe groter je immers groeit, hoe meer de behoefte ontstaat om controle te kunnen houden op het toenemende klantcontact. (Dat laatste is overigens ook bij ons het geval, dus we vertellen je graag persoonlijk onze ervaringen met Microsoft Teams, waardoor we veel minder e-mailen dan voorheen)

Het gaat om het bereikbaar zijn voor klanten
Telefonie is slechts een onderdeel van klantcommunicatie, want met klanten kan je ook appen, e-mailen en chatten. Het gaat dus niet om ‘telefonie afnemen’, maar om samen bepalen hoe je wilt communiceren en wat de verdere plannen rondom klantcommunicatie zijn. Dan ontstaan er vaak veel waardevollere gesprekken, kijk maar:

Vragen in de breedte

• • Als je ‘de beste service’ aan klanten wilt leveren moet je dan 24/7 bereikbaar zijn?
  • Als je altijd bereikbaar wilt zijn, hoe richt je dat dan in? Wanneer wordt telefonie bijvoorbeeld een chatbot?
  • Wanneer is het wenselijk om te bellen, chatten of e-mailen?
  • Hoe bevestig je een klantgesprek en wanneer doe je dat eigenlijk?
  • Wie neemt er waar als de receptie of een belangrijke collega afwezig is? Schakelen we wel of niet automatisch door en naar wie en wanneer?
  • Zijn alle nieuwe communicatiemiddelen wel voldoende bekend of keren gebruikers terug naar oude patronen, omdat digitale vaardigheden ontbreken?

Microsoft Teams als dirigent
Microsoft Teams dirigeert alle functionaliteiten van Microsoft Office 365 en de telefonie in één applicatie. Het voorkomt veel onnodige e-mails omdat de chatfunctie aan gebruikers directe antwoorden geeft op vragen. Daarnaast verandert Teams manieren van samenwerken. Als je bijvoorbeeld even een specialist wilt raadplegen terwijl je bij de klant zit, dan schakel je hem of haar gewoon live bij in een video conference, want ook het bekende “Skype” is tegenwoordig volledig geïntegreerd. Problemen met versiebeheer van documenten blijven achterwege. Je werkt namelijk samen in de Cloud aan hetzelfde document en dit kan zelfs samen met jouw klant zijn.

Ook een gesprek in de breedte voeren?
De start van een Microsoft Teams gesprek is altijd een gesprek waarbij we in de volle breedte naar communicatie kijken. We zitten voor je klaar om antwoorden te vinden op jouw specifieke communicatievragen.